Affiner vos objectifs à long terme

Vous êtes peut-être ce que nous aimons appeler un « jongleur ingénieux ». Vous êtes un génie de la performance, une vraie machine à faire des listes précises ! Vous adorez cocher toutes les cases et attaquer une nouvelle liste de choses à faire. Vous voulez que chaque jour soit une réussite et vous n'oubliez jamais d'acheter du lait en rentrant chez vous. Pourtant, malgré tout votre zèle, vous perdez parfois de vue vos objectifs à long terme, qui flottent loin là-bas, sur l'horizon. Pas de panique, nous avons tout ce qu'il faut pour vous aider à garder la haute main sur vos tâches quotidiennes comme sur vos buts ultimes.

Si certaines de vos tâches vous paraissent interminables, il est temps de savoir pourquoi.

Certaines tâches de votre liste semblent ne jamais devoir disparaître, au point que des mois peuvent s'écouler à force de les repousser chaque jour. Le temps de dire ouf et vous voilà en retard pour terminer une affaire qui vous semblait pourtant sans problème. Qu'est-ce qui s'est passé ? Soit la tâche n'était finalement pas si importante, soit quelque chose vous a empêché de la mener à bien. Quoi qu'il en soit, il y a quelque chose qui cloche. Pour éviter de tomber dans ce piège, gardez la trace de ce qui traîne sur votre liste depuis plusieurs jours en les marquant à l'aide d'un marque-pages Post-it® ou d'un Index Strong Post-it®. Jetez ensuite un coup d’œil sur chaque élément et choisissez ce qui doit être rayé de la liste et ce qui mérite que vous y appliquiez votre savoir-faire pour passer à la suite.

Créez des « dossiers » virtuels pour classer vos tâches et les lier à des calendriers et des sous-tâches.

Même si vous êtes parfaitement multitâche, vous pouvez vous sentir perdu lorsqu'un projet est composé d'une multitude d'étapes et de phases. C'est là que la méthode des dossiers peut vous tirer d'affaire. Ce système vous aide à organiser vos tâches en étapes successives le long d'un itinéraire qui vous montre ce qui est fait, où vous en êtes et ce qui reste à faire. Par exemple, pour un projet donné, vous pouvez créer trois colonnes sur votre meeting chart Post-it® intitulé En instance : À faire, En cours et Terminé. Inscrivez chaque tâche du projet sur une Note Super Sticky Post-it® 76 mm x 76 mm et placez-la à l'endroit où elle doit se trouver. Comme vous pouvez repositionner vos notes à volonté, elles se déplaceront le long de vos dossiers, ce qui vous permettra de suivre chaque tâche à mesure qu'elle franchit les diverses étapes. Non seulement cette méthode vous aidera à gérer vos projets, mais elle peut également vous suggérer à quel endroit vous pouvez réduire le nombre d'étapes ou accélérer la réalisation des tâches.

Lorsque vous travaillez en équipe, utilisez des listes de projets pour que tout le monde en soit au même point.

Lorsque vous travaillez en équipe, il peut s'avérer très utile de créer des listes de projet qui expliquent les tâches et attribuent les responsabilités, et de les placer à la vue de tous. Ça semble tout simple, mais c'est très efficace pour gagner du temps et donner à chacun le sentiment qu'il reçoit le respect et les responsabilités qu'il mérite.Les Notes Super Sticky Post-it® 102 mm x 152 mm et les meeting charts Post-it® peuvent vous y aider considérablement : chaque membre de l'équipe projet peut les utiliser pour créer des listes de tâches et les afficher dans le bureau, visibles par tous. Lorsque chacun peut voir d'un coup d’œil tout ce qui se passe (qui est responsable de quoi, quels sont les progrès réalisés par chaque membre et quelles sont les étapes suivantes), l'équipe peut s'épargner les échanges d'e-mails interminables et se sentir prête à prendre en charge les tâches suivantes. Essayez les listes de projets la prochaine fois que vous travaillerez en équipe et découvrez à quel point votre communication peut se clarifier.

Mettez votre liste de tâches directement sur votre calendrier pour rester concentré.

Parfois, les meilleures méthodes pour gérer les listes de tâches sont les plus simples. En plaçant votre liste de tâches sur votre calendrier, vous voyez tout ce que vous avez à faire dès que vous ouvrez l'agenda de la journée. Il vous suffit de mettre toutes vos tâches sur la liste, d'estimer le temps qu'elles prendront et de l'écrire directement sur votre meeting chart Post-it®. Vous pouvez également ajouter des marque-pages flèches Post-it® pour faire ressortir les tâches les plus importantes de la journée, ou attribuer aux tâches des couleurs par sujet, client ou catégorie. Lorsque tout est noté sur votre meeting chart Post-it® [lien vers : N=5002385+8711713+8723882&rt=r3], vous ne risquez plus d'oublier ou de passer à côté de quelque chose et votre journée sera beaucoup plus sereine.

Face à une décision difficile, analyser la situation avec une liste d'arguments pour ou contre peut vous aider.

Pour prendre une décision importante, faire une liste des arguments pour et contre peut aider. Lorsque tout doit être ramené à une simple liste à puces, vous êtes obligé de déterminer ce qui compte vraiment. Essayez d'écrire votre liste sur deux Notes Super Sticky Post-it® et 102 mm x 152 mm (une pour les arguments pour, l'autre pour les contre). Collez vos notes bien en vue pour le lendemain matin et laissez la nuit vous porter conseil. Lorsque vous les relirez à tête reposée, vous y verrez peut-être plus clair. Vous pouvez également essayer de montrer votre liste à quelqu'un et demander qu'on vous aide à classer les pour et les contre. Lorsque vous aurez épuisé toutes les options possibles, vous pourrez comparer et analyser chaque côté de la liste pour prendre la décision la plus logique et la plus réfléchie. Si vous êtes au bureau, vous pouvez aussi écrire tous les arguments qui vous viennent à l'esprit sur plusieurs Notes Super Sticky Post-it® 76 mm x 76 mm, et de différentes couleurs (par exemple, vert pour les arguments pour, rose pour les contre). Collez-les toutes sur un mur jusqu'à avoir fait le tour de la question et vous distinguerez facilement la couleur qui domine... et donc le côté vers lequel penche votre décision.

 Échappez à la litanie des tâches quotidiennes et notez vos rêves et vos objectifs les plus ambitieux.

Il est parfois difficile d'échapper à la routine des tâches qui se succèdent et de retrouver une vision à long terme. Lorsque vous faites une liste de vos objectifs et de vos envies à long terme, voir sur quoi vous travaillez et vers quoi vous voulez tendre peut vraiment vous aider à y voir plus clair. N'hésitez pas à faire de temps à autre une liste de vos objectifs à long terme, même si vous les trouvez trop ambitieux ou farfelus. En notant cette liste sur une Note Super Sticky Post-it® 102 mm x 152 mm, vous l'aurez tout le temps sous les yeux pour vous rappeler certains de vos objectifs les plus stimulants. Si la routine quotidienne vous happe à nouveau, déplacez cette liste à un endroit où vous la verrez mieux et laissez-la vous remonter le moral. Si vous souhaitez donner un éclat particulier à votre liste de rêves, collez un meeting chart Post-it® sur le mur de votre bureau ou de votre cuisine. Vos espérances les plus folles vous seront ainsi rappelées chaque jour.

Ces astuces, ainsi que certains produits Post-it® clés, aideront tous les utilisateurs multitâches à prendre un moment pour se rappeler les grands objectifs à long terme de leur vie. Faites-en bon usage!

Sources :

http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective

http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

https://unclutterer.com/2015/04/02/6-approaches-to-creating-an-effective-to-do-list/